Il Tar Lazio-Roma, sez. II quater, con la sentenza n. 8233 del 10.09.2008 è intervenuto in merito all’idoneità del procedimento volto alla notifica tramite telefax di un provvedimento amministrativo stabilendo che lo stesso rappresenta uno strumento idoneo - in carenza di espresse prescrizioni che dispongano altrimenti - a determinare la piena conoscenza del provvedimento stesso, in quanto il fax costituisce un sistema basato su linee di trasmissione di dati e su apparecchiature che consentono di documentare sia la partenza del messaggio dall'apparato trasmittente sia - attraverso il c.d. rapporto di trasmissione - la ricezione del messaggio in quello ricevente, sicuramente atto a garantire l'effettività della comunicazione.
Sullo stesso argomento si è espresso il Consiglio di Stato evidenziando che il fax, per le sue modalità di trasmissione, assicurate da protocolli universalmente accettati, costituisce uno strumento idoneo a garantire l’effettività della comunicazione; in tal senso, infatti, si muove la normativa più recente (d.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445), che consente un uso generalizzato del fax nel corso dell'istruttoria, sia per la presentazione di istanze e dichiarazioni da parte dei privati (articolo 38, comma 1), che per l'acquisizione d'ufficio da parte dell'amministrazione di certezze giuridiche (articolo 43, comma 3).
Secondo tale consolidato orientamento la comunicazione giunta via fax deve presumersi giunta al destinatario quando il rapporto di trasmissione indica che questa sia avvenuta regolarmente, senza che colui che ha inviato il messaggio debba fornire alcuna ulteriore prova, spettando semmai al destinarlo l’onere di provare la mancata ricezione del fax a causa di una difetto di funzionamento dell’apparecchio.
Semmai la prova contraria può solo concernere la funzionalità dell'apparecchio ricevente; ma questa non può che essere fornita da chi afferma la mancata ricezione del messaggio. (cfr. in tal senso Cons. Stato, sez. V, 24.4.2002, n. 2202).
A nulla rileva a tal fine che l’Amministrazione provveda in un secondo momento alla comunicazione per mezzo posta del medesimo provvedimento, atteso che la conoscenza via fax pone l’interessato nella indubbia condizione di proporre le sue censure (alla stregua del principio nella specie è stato ritenuto irricevibile il ricorso proposto dopo il decorso del termine di 60 giorni dalla data - risultante dal rapporto di trasmissione del fax - alla quale l’interessato era venuto a conoscenza del provvedimento impugnato, comunicato a mezzo telefax).
Lo stesso Codice dell’Amministrazione Digitale ha sottolineato che nelle comunicazioni tra privati e P.A., ai sensi dell’art. 45, comma 1, del d. lgs. 17 marzo 2005 n. 82 "i documenti trasmessi da chiunque ad una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, ivi compreso il fax, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale"), il telefax rappresenta strumento idoneo a determinare la piena conoscenza di un atto e/o documento e deve presumersi giunto al destinatario quando il rapporto di trasmissione indica che questa è avvenuta regolarmente, senza che colui che ha inviato il messaggio debba fornire alcuna ulteriore prova .
Nel momento in cui il fax viene trasmesso, e ciò risulti debitamente documentato dal c.d. rapporto di trasmissione, si forma la presunzione della sua ricezione in capo al destinatario, il quale può vincerla solo opponendo la mancata funzionalità dell’apparecchio ricevente; è evidente che di tale mancata funzionalità deve essere offerta prova rigorosa, non potendo darsi campo e giustificazione a circostanze impeditive opposte in modo generico e non seriamente documentate.
E’ importante rilevare, inoltre, che il Tar Sardegna, sez. I, con la sentenza 25 marzo 2005 n. 555 ha previsto che ove il legislatore non abbia disposto diversamente, richiedendo il mezzo della notifica o della lettera raccomandata, anche la P.A. può utilizzare lo strumento del telefax per le sue comunicazioni, e ciò anche per gli atti recettizi, poiché è un mezzo che, alla stregua delle sue caratteristiche tecniche, garantisce la certezza della ricezione del messaggio da parte del destinatario.
Sulla stessa scia è irricevibile il ricorso giurisdizionale avverso un provvedimento (nella specie, di aggiudicazione di una gara pubblica), nel caso in cui il provvedimento stesso sia stato comunicato dalla P.A. all’interessato a mezzo telefax ed il gravame sia stato notificato all’Amministrazione oltre il termine decadenziale di sessanta giorni dal ricevimento del fax medesimo.
Si ha piena conoscenza dell'atto amministrativo, ai fini della decorrenza del termine per la sua impugnazione, quando il destinatario sia consapevole dell'esistenza dell'atto stesso, del suo contenuto essenziale e del suo effetto lesivo, fatta sempre salva la possibilità di proporre motivi aggiunti ove emergano successivi ulteriori profili di illegittimità a seguito della cognizione integrale e materiale del contenuto del provvedimento.
E’ stato rilevato, altresì, come l’indicazione di un numero "telefax" sulla carta intestata di una società è idoneo a far presumere che detto numero costituisca il telefax della società e non il telefax – ad esempio – di un ufficio distaccato. Appare, pertanto, ragionevole affermare che, attraverso l’indicazione sulla carta intestata di un determinato indirizzo telefax, un soggetto espressamente legittimi i terzi all’invio di fax al numero indicato
A conferma dell’idoneità della trasmissione vi fax è intervenuto anche il Tar Puglia-Lecce dichiarando l’illegittimità dell’esclusione di una candidatura disposta perchè il certificato di iscrizione nelle liste elettorali del Comune di residenza del candidato - necessario ai fini dell’accettazione della candidatura (ai sensi dell’art. 32, VII co., D.P.R. n. 570/1960) - è stato inviato per fax, dovendosi ritenere la produzione del certificato stesso valida ed efficace ai sensi delle norme contenute nel recente DPR n. 445 del 28.12.2000 ("Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa").
Da quanto emerge, pertanto, non può negarsi la piena validità giuridica delle trasmissione intervenute tramite telefax in tutti i casi in cui sarà possibile comprovare l’avvenuta ricezione dei documenti attraverso il cd. rapporto di trasmissione, deputato ad attestare la corretta “comunicazione” tra mittente e destinatario ovvero tra privato e Pubblica Amministrazione.

* avvocato