Risposta: L'accesso ai documenti amministrativi è disciplinato dal capo V della legge 241/1990, come modificata ed integrata dalla legge 11 febbraio 2005, n.15.
Il fondamento giuridico del diritto d’accesso va individuato nel principio di trasparenza dell’attività amministrativa, di buon andamento dei pubblici uffici (artt. 97 e 98 della Costituzione) e nel principio di difesa e di effettività della tutela giurisdizionale (artt. 24 e 113 della Costituzione).
Il legislatore delle modifiche alla legge 241/90, all’art. 22, prevede che “l’accesso ai documenti amministrativi, attese le sue rilevanti finalità di pubblico interesse, costituisce principio generale dell’attività amministrativa al fine di favorire la partecipazione e di assicurare l’imparzialità e la trasparenza, ed attiene ai livelli essenziali delle prestazioni concernenti i diritti civili e sociali che devono essere garantiti su tutto il territorio nazionale ai sensi dell’art. 117, secondo comma, lettera m) della Costituzione”.
Il successivo art. 25 della legge 241/90 disciplina le modalità di esercizio del diritto di accesso mediante esame ed estrazione di copia di documenti amministrativi.
Con Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006, n. 184, è stato approvato il regolamento che disciplina le modalità di esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi in conformità a quanto stabilito nel capo V della legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni.
L’art. 8 del richiamato DPR definisce il contenuto minimo dei provvedimenti generali organizzatori occorrenti per l'esercizio del diritto di accesso da adottare a cura delle amministrazioni pubbliche, prescrivendo al punto c) “l'ammontare dei diritti e delle spese da corrispondere per il rilascio di copie dei documenti di cui sia stata fatta richiesta, fatte salve le competenze del Ministero dell'economia e delle finanze”.
E’ necessario, pertanto, che l’apposito regolamento dell’Ente disciplini la materia, prevedendo l’ammontare delle spese- fra le altre- per l’invio a domicilio dei documenti richiesti.
Infatti, si evince agevolmente che la formula del richiamato art. 8 ha una portata più ampia rispetto a quella dell’art. 25 della legge 241/1990 che, al 1° comma, stabilisce che “il rilascio di copia è subordinato soltanto al rimborso del costo di produzione…….”.
Ciò posto, si ritiene che con la formula dell’art. 8 del citato DPR “spese da corrispondere per il rilascio di copie dei documenti” il legislatore abbia inteso ricomprendere le ulteriori spese (rispetto al rimborso delle spese di riproduzione) necessarie a rendere agevole l’esercizio del diritto d’accesso, quali, ad esempio, le spese di spedizione dei documenti al domicilio del richiedente.
C’è da supporre che con tale norma regolamentare il legislatore abbia inteso eliminare ogni dubbio interpretativo relativo alla  modalità di accesso ai documenti disciplinata dall’art.25 della legge 241/1990.
Infatti, ancor prima del regolamento approvato con il richiamato DPR n.184/2006, la Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, istituita con l’art. 27 della legge 241/1990 e ss. mm. ii., aveva espresso parere favorevole alla trasmissione dei documenti al domicilio del richiedente.
Infatti, nel parere del 20 aprile 2004 la Commissione ha sostenuto che ”tra le modalità di esercizio del diritto di accesso, disciplinato dall’art. 25 della legge 241 del 1990, rientra non solo l’esame e l’estrazione di copia dei documenti, ma anche la possibilità di usufruire di eventuali attività strumentali dell’amministrazione richiesta tese ad agevolare l’esercizio del diritto di accesso, quali la trasmissione dei documenti al domicilio dell’interessato che ne faccia richiesta. Tuttavia, il soddisfacimento di tale interesse dell’istante è subordinato alla presenza di obiettive, apprezzabili e documentate difficoltà del richiedente, tali da impedire anche l’utilizzo di un delegato per poter materialmente prendere visione e/o estrarre copia dei documenti amministrativi. Infine, per poter fruire dell’agevolazione in esame, l’istanza di accesso deve essere munita di firma autenticata”.
Si ritiene, pertanto, che anche in assenza di apposita disciplina regolamentare, l’Ente, in presenza di obiettive, apprezzabili e documentate difficoltà del richiedente, sia tenuto all’invio della documentazione richiesta da parte del soggetto legittimato, mediante il pagamento delle spese postali e dei rimborsi previsti per il rilascio delle copie.
Marzo 2009