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Domanda: Per quanto tempo il vice segretario (figura prevista dallo statuto comunale) può sostituire il segretario reggente ?

Risposta: ”Il quesito proposto all’attenzione dell’Amministrazione è stato oggetto di decisioni giurisprudenziali risolutive di dubbi e perplessità. In tal senso il disposto dell’art.97, comma 1, del D.Lgs.267/2000, “il comune e la provincia hanno un segretario titolare dipendente dall’Agenzia autonoma per la gestione dell’albo dei segretari comunali e provinciali di cui all’art.102 e iscritto all’albo di cui all’art. 98”, e ai sensi dell’art.99, comma 3, del medesimo decreto, “la nomina è disposta non prima di 60 gg. e non oltre 120 gg. dalla data di insediamento del sindaco e del presidente della provincia”.
L’art. 15, comma 3, del D.P.R. n. 465/1997 prevede che, “in caso di vacanza della sede di segreteria …le funzioni di segretario sono svolte dal vicesegretario, se previsto… in mancanza di tale previsione, dal reggente inviato dall’Agenzia, ai sensi del successivo art. 19, comma 2. La procedura di nomina del segretario titolare è avviata entro sessanta giorni dalla data della vacanza e deve concludersi entro centoventi giorni dalla stessa data”.
Sulla base delle citate disposizioni il Consiglio Nazionale di Amministrazione dell’Agenzia ha adottato la delibera n. 150 del 15.7.1999, che determina, tra l’altro la procedura per la nomina del segretario titolare ed individua i provvedimenti relativi alla mancata copertura delle sedi vacanti. Tali provvedimenti costituiscono un preciso obbligo per l’Agenzia che non intende certo interferire con gli ambiti di autonomia degli enti locali, ma che d’altro canto non può sottrarsi ad adempimenti che non lasciano margini ad alcuna discrezionalità.
La succitata deliberazione del Consiglio di Amministrazione ha previsto alla lettera i) punto 4,  quanto segue: “Qualora nell’Ente sia presente la figura del vicesegretario (nel senso che sia prevista dal regolamento e nella dotazione organica dell’ente ed il posto sia legittimamente ricoperto), la reggenza, in caso di vacanza della sede di segreteria, è assicurata dal vicesegretario. La reggenza stessa non potrà, in ogni caso, superare il 120° giorno dall’inizio della vacanza. Decorso tale termine, il Presidente dell’Agenzia nazionale ovvero il Presidente della Sezione Regionale competente, provvederà ad inviare presso la sede un segretario “reggente”, nominato, ove possibile, tra gli iscritti all’Albo in posizione di disponibilità.”
All’uopo preme richiamare la sentenza n.1472/2003, pubblicata il 25.02.2003, adottata dal Tribunale Amministrativo regionale del Lazio, Sez. I Ter, ai sensi della quale “…l’ordinamento esige che si proceda, con carattere di doverosità ed obbligatorietà, alla copertura delle sedi vacanti di segreteria nel termine previsto ed indicato dall’art.15 del D.P.R. 465/1997, attraverso la nomina di un segretario titolare provvisto dei necessari requisiti soggettivi e che, nelle more, la reggenza della sede di segreteria possa essere legittimamente affidata al vicesegretario solo fino al compimento del previsto arco temporale, dovendosi in caso di mancata nomina del titolare della sede di segreteria, oltre tale periodo, indipendentemente dalle ragioni che l’hanno determinata, conferire il relativo incarico di reggenza ad un segretario collocato in disponibilità, inviato dall’Agenzia ai sensi dell’art.19, comma 2, del d.p.r. 465 medesimo…” infatti “…solo i soggetti iscritti all’albo possono espletare, in qualità di titolari e di reggenti, le funzioni di segretario generale, non essendo consentito a soggetti non aventi titolo di espletare le funzioni suddette a tempo indefinito, in elusione della riscontrata temporaneità delle funzioni di reggenza affidate al vicesegretario sulla base della previgente normativa…”. Precisa, inoltre, il Giudice Amministrativo che “…l’attivazione della procedura di nomina del segretario titolare è “atto dovuto” da parte del Sindaco, mentre compete all’Agenzia provvedere a designare ed inviare il reggente ai sensi dell’art.19, comma secondo, del D.P.R. n.465/1997”.
Le disposizioni sopra esposte evidenziano, pertanto, la necessarietà ed obbligatorietà della presenza di un segretario all’interno dell’ente locale, ed impongono la copertura della sede vacante e i termini perentori entro i quali provvedere.
Pertanto, ai sensi del vigente ordinamento, in caso di vacanza di una sede di segreteria, la reggenza del vicesegretario non può in ogni caso protrarsi oltre i 120 gg. prescritti dall’ordinamento.